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Day 10 不要小看附件

在隧道中,只朝著洞口的那道微光前進,忘了身旁的一切,總是認為爬離黑暗,才能重現光明,但是,就因為這樣,突然一個大意,那道微弱的微光,突然會在眼前消失!

《iT邦幫忙鐵人賽的觀點》(以下簡稱鐵人賽):

有關於活動辦法,最後一項『簡章下載』,就是彙整前面的各項到這個pdf的附件內,附件裡面其實還蠻詳細的將活動辦法鉅細靡的整理,不過真正去看的人應該不多。


《一般企業IT管理的應用》:(作者分析)

或許有點奇怪,為何要討論『附件』這種東西呢?不管是不是IT管理,我們通常在發送各類案件的信件時,很簡單的就寫一個FYI(For Your information),然後收到的人,當然一定要打開附件來看。

但問題來了,附件是很詳細的說明文件,通常要看完都得要花時間,如果,專案很急的時候,很多人幾乎沒辦法詳閱,只能初略的看過,我們很容易遇到一種情況。

某A:我不是寄MAIL給你了嗎?附件不是都有寫,你都沒看嗎?
某B:我只是大概看了一下,我沒細看啊!
某A:那我寄給你要幹嘛? 你知道附件花了我多少時間嗎?你真的太不負責任了。

這種場景,永遠都會一直出現,在資訊化時代裡面,我們應該在每封信件,提綱挈領的簡單說明一下附件內容,尤其對於忙碌上司或還沒進入狀況的同伴,有時需要自己調適,盡量在信件裡面,濃縮成簡單的要點說明,盡量不要寫FYI或是詳附件,除非那些信件並非很重要的信件,如果是重要的內容,最好還是能在設定信件重要等級時,加入回函功能。

筆者在美國念書的時候,授課教授,就一再訓練要以1頁紙張,1.5倍行距,14倍字體來寫報告,主要的目的就是在這個時代裡,一堆附件根本一點都沒有效率可言。

但是附件還是有其必要性的,在後面會提到的稽核層面來說,這類附件還是可以列入工作底稿,作為軌跡查核的依據,所以,IT管理上,附件還是需要被注意的。


《作者對於IT附件的建議》

【IT管理附件的方式】還是建議在信件內,簡單的提綱契領說明,如信件非常重要,除了在信中要求回函,並且設定信件等級,以作為後續軌跡查核的底稿。
【IT管理上對於附件的標準】信件中最好能提綱挈領說明。